278.3 Import de fichiers potentiels [//]

Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera:

Zones sur l'écran

Profil d'import fichiers potentiels: sélectionnez le profil créé pour le fournisseur adéquat (par exemple Electre). Ce profil a été créé précédemment en utilisant l'option « Profil d'import de fichiers potentiels » dans l'AFO 278.

Import du fichier: sélectionnez le fichier à importer

Première notice: en principe, cette zone est définie par défaut avec la valeur « 1 ».

Dernière notice: en principe, vous pouvez laisser la valeur à "9999" (à moins de ne charger que quelques notices).

Faire <OK>, le système affiche l'écran suivant : 

Assurez-vous de lancer le traitement "en ligne". Faire <OK> pour lancer le chargement. Le système importe et convertit chaque notice du fichier entrant dans le format interne en utilisant le profil de conversion lié au profil d'import. Quand cette première étape est complète, le système affiche le message suivant :

La partie bibliographique des notices est enregistrée dans la base de données définie dans le profil d'import/export. La partie non bibliographique de la notice est enregistrée dans une notice de titre potentiel. La taxe et la remise pour le titre sont récupérées depuis la notice du profil.

Il est possible que votre fournisseur ait défini une sous-zone spécifique qui contienne des informations telles que le prix, le nombre d'exemplaires, la référence du fournisseur, le numéro externe de commande et/ou la devise. Ces informations devraient être utilisées lors de la création du profil d'import pour votre fournisseur.

Le système charge les notices potentielles :

Quand le chargement est terminé, un écran affiche le compte-rendu des différentes opérations effectuées ainsi que la liste des titres chargés.

Si vous vous rendez dans l'AFO 217 -Traitement de sélections, vous pouvez voir le nouveau fichier potentiel – b20060112_3 avec l'ensemble des titres.

278.4 Profils commandes normales[//]

La procédure générale pour les fichiers de traitement des commandes normales/approuvées est la suivante :

·                Un membre de l'équipe utilise l'AFO 278 pour paramétrer un profil de Commande normale pour un fournisseur, disons la FNAC.

·                Périodiquement, le fournisseur envoie un fichier contenant des commandes normales. Un membre de l'équipe utilise l'AFO 278 – Import commande normale pour charger le fichier. Il est demandé à l'agent de charger pour le fournisseur. Le système utilise les valeurs du profil d'Import pour traiter le fichier.

·                Les notices du fichier sont chargées directement comme commandes dans les bases de données Acquisitions.

Procédure

·                Les commandes normales sont des commandes pour les exemplaires que la bibliothèque achètera quoi qu'il en soit. Il n'y a pas de désengagement possible. En vous abonnant à la commande normale, un nombre fixe d'exemplaires sera livré à la bibliothèque (le nombre d'exemplaires « fixe » ici implique que la bibliothèque achètera toujours par ex. 1 ou toujours 2 exemplaires de chaque ouvrage de la liste des commandes normales).

·                En s'abonnant à la command normale il n'y a pas création d'enregistrement de la commande dans le module des acquisitions de Vubis Smart.

·                Les commandes normales sont livrées en même temps qu'un fichier contenant les notices bibliographiques. Celles-ci sont importées en utilisant le module import. Les notices de la commande sont créées automatiquement.

·                Les notices du fichier entrant sont converties vers la base de données de production locale. Les données des acquisitions sont également converties pour créer des commandes valides. En option, la réception des exemplaires peut aussi être enregistrée.

278.5 Affichage commandes normales[//]

Cette option contrôle la correspondance entre les données fournies dans les fichiers de commande normale et vos abonnements correspondant. Vous êtes d'abord invités à créer la correspondance pour un fournisseur.

278.6 Conversion de profils pour les fichiers potentiels manuels[//]

Dans l'AFO 217 vous pouvez créer manuellement un nouveau fichier potentiel. Les options les plus importantes ici sont ce dont l'utilisateur à besoin pour spécifier la base de données cible des commandes créées par les fichiers potentiels, et un panier doit être sélectionné. Les titres du panier sont chargés dans les fichiers potentiels. Peu importe la base de données dont proviennent les titres du panier ; ils peuvent provenir de plusieurs bases de données mais seront toujours dans le même panier. Les fichiers potentiels créés mémorisent les correspondances qui indiquent où sont les titres actuellement (panier de données) et où ils doivent aller (base de données cible pour les commandes). Cette option de l'AFO 278 pour les profils potentiels doit être remplie de façon à ce que chaque correspondance aboutisse à la bonne conversion lorsqu'elle transforme les sélections en commandes.

278.7 Import commande normale[//]

Cette option est utilisée pour l'import périodique des fichiers de commandes normales, les profils pour cet usage ont été définis ci-dessus.